การบันทึกค่าลง cell

ปกติ หลักจากพิมพ์ค่าแล้ว ก็กดแป้น Enter
active cell ก็จะเลื่อนไปอยู่ cell ล่างถัดไป

 ------------------------------------------------------------

แต่ยังทำได้อีก 4 ทาง

ได้แก่

พิมพ์ค่าแล้ว กดแป้นลูกศรชี้ซ้าย (left arrow key)

active cell ก็จะไปอยู่ cell ถัดไปซ้ายมือ

 ------------------------------------------------------------

พิมพ์ค่าแล้ว กดแป้นลูกศรชี้ขวา (right arrow key)

active cell ก็จะไปอยู่ cell ถัดไปขวามือ

 ------------------------------------------------------------

พิมพ์ค่าแล้ว กดแป้นลูกศรชี้ขึ้น (up arrow key)

active cell ก็จะไปอยู่ cell ถัดขึ้นไปด้านบน

 ------------------------------------------------------------

พิมพ์ค่าแล้ว กดแป้นลูกศรชี้ลง (down arrow key)

active cell ก็จะไปอยู่ cell ถัดลงไปด้านล่าง

---------------------------------------------------------------------------

ค่าที่พิมพ์ไป
ค่าตัวเลขจะชิดด้านขวาของ cell
ส่วนค่าตัวอักษร หรือ ข้อความ จะชิดด้านซ้ายมือ

ป้องกันการแก้ไข protect sheet

หากไม่ต้องการให้ผู้อ่านเอกสาร แก้ไขเนื้อความได้ ก็ต้อง protect sheet

1. click คำสั่ง Review ตามด้วย protect sheet
2. ใส่ password
    Excel จะบอกกลับมาเกี่ยวกับ กฎ การตั้ง password ที่ดี
3. กรอก password ซ้ำ ยืนยัน
4. save เอกสาร
ในตัวอย่าง ตั้งชื่อเอกสารว่า password

กรอบโต้ตอบ (dialog box) ให้สร้างรหัสผ่าน (password)

 กรอก password ซ้ำ ยืนยันความถูกต้อง

เมื่อปิดเอกสาร และเปิดใหม่
จะพบว่า พิมพ์ไม่ได้ ลบไม่ได้ แก้ไขไม่ได้  ใน sheet แผ่นนั่น (ในตัวอย่างคือ sheet1)
แต่ยังทุกอย่างกับ sheet แผ่นอื่นได้ครับ
การ protect ต้องทำ ทีละ sheet ครับ

หากพยายามแก้ไข sheet ที่ถูก protected ไว้
excel จะแสดง กรอบข้อความ (Message box) นี้

sheet ที่ไม่ได้ protect ก็แก้ไขได้   ส่วนที่ protect ก็แก้ไข เปลี่ยนแปลง ไม่ได้ครับ

quick access toolbar และ minimize ribbon

ส่วนประกอบสองส่วน ได้แก่
ribbon และ quick access toolbar

เราจะปรับแต่ง quick access toolbar ให้มี ปุ่มเครื่องมือบน ribbon ที่ต้องการ และ minimize ribbon ไปเพื่อเห็นแต่พื้นที่ทำงาน ไม่กวนสายตา

สมมุติว่า ปุ่มที่ใช้งานบ่อย ๆ ได้แก่ เทสีพื้น (Fill color)   และ เปลี่ยนสีอักษร (Font color)
เราจะเพิ่ม 2 ปุ่มนี้ใน quick access toolbar

สมมุติ ปุ่มที่ใช้งานบ่อย คือ เทสีพื้น  และ เปลี่ยนสีอักษร

1. click ปุ่ม Microsoft office button (บนซ้ายสุด)
2. click คำสั่ง Excel options

3. click ปุ่มคำสั่ง customization
4. click เปลี่ยนกลุ่มคำสั่ง (choose command from) ไปที่ home tab เพราะเป็น tab ที่อยู่ของปุ่ม เทสี (fill color) และ สีอักษร (font color)
5. scroll หาปุ่ม fill color เพราะจะอยู่ก่อน font color
6. เจอแล้วให้ click เลือก และ click ปุ่มคำสั่ง add ตัวปุ่มจะไปเพิ่มทางฝั่งขวา
7. ทำเช่นกันกับ font color
8. click OK เป็นอันเสร็จ

ได้ปุ่มเพิ่มแล้ว ต่อไปก็ minimize ribbon (ปรับเล็ก หรือ ซ่อน) ซะ
1. นำ mouse ไปชี้บน ribbon (ที่ใดก็ได้) แล้ว click ขวา และ click เลือกคำสั่ง minimize the ribbon

ได้สิ่งที่ต้องการแล้ว

เลขลำดับ (Ordering number)

ตัวอย่าง เลขลำดับ

นิยมสร้างในรายงานทั่วไป

แนะนำก่อนเริ่ม

cell ที่ทำงานด้วย คือ cell ที่มีเส้นดำ ล้อมรอบ เรียกว่า active cell
มุมล่างขวา จะเป็นรูปสี่เหลี่ยมสีดำเล็ก  ตำแหน่งนี้เรียกว่า auto-fill handle เป็นจุดให้ mouse ชี้
เพื่อเติมค่าอัตโนมัติ

รูปทรงของ mouse ที่เกี่ยวข้อง
- รูปทรง mouse ปกติ เป็นเครื่องหมายบวกสีขาวใหญ่   ส่วนตัวแล้วเรียกว่า "รถพยาบาล"

asdf

-  รูปทรง mouse แบบ cross-hair หรือ กากบาทดำ จะเกิดขึ้นเมื่อ mouse ไปทาบโดย auto-fill handle ของ active cell

-  รูปทราง Mouse แบบ ลูกศรชี้ซ้าย เกิดจากนำ mouse ไปทาบที่ auto-fill handle และ กด mouse ปุ่มขวา (right button press)

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------

ขั้นตอน

1. พิมพ์ค่าแรกลง cell

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------

2. mouse ชี้มุมล่างขวาของ cell ที่พิมพ์ มีสีเหลี่ยมสี่ดำเล็กอยู่
   เมื่อชี้โดน mouse จะเปลี่ยนเป็น + ดำเล็ก  หรือ cross-hair
   จุดจับนี้ เรียกว่า auto-fill handle (หรือจุดจับเติมค่าอัตโนมัติ)

3. กด mouse ค้างไว้ (press) และลากไปยัง cell ปลายทาง เป็นเสร็จ

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------
กฏ กติกา

การสร้าง ต้องพิมพ์อักษร นำหน้า ตัวเลข
อักษร จะมีความหมาย เช่น เลขที่ โต๊ะที่ หรือ เป็นเพียงตัวอักษร เช่น ก ก็ได้

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------
เว้นวรรค ระหว่าง ตัวอักษรและตัวเลข มี หรือ ไม่มี ก็ได้   ที่มีเพื่อ ความสวยงาม

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------
หากเป็นตัวเลข   ไม่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร
หลังจากพิมพ์ค่าแล้ว
1. นำ mouse ไปชี้ที่ auto-fill handle เมื่อ mouse เปลี่ยนรูปเป็น cross-hair แล้ว
2. กด mouse ปุ่มขวาไว้ (right mouse)
mouse จะเปลี่ยนรูปจาก cross-hair เป็น ลูกศรชี้ซ้าย
3. กด mouse ค้างไว้ ลากลงไป cell ปลายทางแล้วปล่อย
click เลือกปกติที่คำสั่ง

  -----------------------------------------------------------------------------------------------------
1. หรือจะพิมพ์สอนค่าลงไป 2 cell
2. ป้ายสีคลุมทั้งสอง cell
3. จับ auto-fill handle
4. แจกค่า

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------

สร้างเลขลำดับเลขคี่ เลขคู่

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------

อันที่จริง จะทำด้วยการสั่ง mouse แบบ  right press button  ก็ได้

ปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ

ค่าที่บันทีกลงใน cell หากยาวเกิน cell ก็จะล้ำไป cell ใกล้เคียง

การปรับความกว้างคอลัมน์อัตโนมัติ ให้พอดีกับค่าที่พิมพ์ลงใน cell นั่น ทำได้ง่าย ๆ

1. หลังจากพิมพ์ค่าลงใน cell แล้ว

2.  นำ mouse ไปทาบระหว่างเส้นแบ่ง column ที่ cell อาศัยอยู่ กรณีนี้คือ C และ D
mouse จะเปลี่ยนรูปเป็นลูกศรสองทิศทาง ซ้าย ขวา
มีความหมายว่า ปรับความกว้าง

3. ให้ double click
เพียงเท่านี้ column จะถูกปรับความกว้าง ตาม cell ที่ยาวที่สุดเอง อัตโนมัติ

การเรียงลำดับข้อมูลตาม column ที่มีแถวนำ

การเรียงแบบนี้
(click ตรงนี้เพื่อ download ไฟล์ Excel นี้)

ในภาพเป็นตารางที่มีแถวนำ
แถวที่ 2 คำที่ ศัพท์   แปล     เรียกว่า แถวนำ

*
หากใช้การ sort แบบเดิม
ให้ active cell อยู่ที่ column B แล้วสั่งการ sort

* แถวนำจะถูกนำไป sort ด้วย

ตัวอย่างนี้จะเห็นชัดเจน
จากตาราง active cell อยู่ที่ C3 ตรงคำว่า กระต่ายป่า แล้วเรียกคำสั่ง sort

ผลที่ได้
แถวคำนำ ถูกนำไปเรียงลำดับด้วย โดย คำแปล ถูกเรียงเป็นอันดับที่ 4

* กรณีนี้เราต้องสอน excel ว่า ตารางนี้มีแถวนำนะ
เข้าขั้นตอนการ sort แบบเดิม แต่ว่า ที่เมนูการ sort
แทนที่จะ click คำสั่ง sort A to Z  (3)
ให้ click คำสั่ง custom sort (4)     ปรับแต่งการ sort

เพื่อสอนว่ามี แถวนำ
จากคำสั่ง จะได้ กรอบโต้ตอบชื่อว่า Sort
มี check box หน้าคำสั่ง My data has headers  ข้อมูลของฉันมีหัวเรื่อง
ให้ check เลือก

* ตามด้วย click ที่ drop down button ของ Column Sort by
เพื่อเลือก แถวนำที่จะใช้ทำ sort
ผลที่ได้จะ แสดงชื่อ แถวนำ ทั้ง 3 ได้แก่ คำที่ ศัพท์ และ แปล
ก็ click เลือก ศัพท์   เพราะเป็น column B

แล้ว click  OK

* การ sort ก็เป็นไปตามที่ต้องการครับ

* ซับซ้อนขึ้นมาอีก นิด เดียว

เรียงลำดับข้อมูล (Data sorting) ตาม column ที่ไม่มีแถวนำ (Heading row)

ในภาพ
(click ตรงนี้เพื่อ download ไฟล์นี้)

* มีข้อมูลอยู่ 3 column คือ column A, B และ C
column A เป็นค่าตัวเลขเรียงลำดับ
column B เป็น คำศัพท์
column C เป็น คำแปล

หากต้องการเรียงลำดับข้อมูลทั้ง 3 column ตาม คำศัพท์ จาก น้อย ไป มาก
วิธีทำง่าย ๆ 
* เพียงย้าย active cell ไปที่ B3 ที่เป็น cell แรกของ column คำศัพท์  ตอนนี้มีคำว่า hare     (1)

* click ปุ่ม sort & filter (2) เพื่อเปิดเมนูคำสั่ง sort
* และ click เลือกคำสั่ง Sort A to Z     เพื่อ เรียงลำดับค่าจากน้อยไปมาก ตามค่าใน column B



















* เพียงเท่านี้ Excel ก็จะ เรียงลำดับ (sorting) ข้อมูลตาม column ที่ active cell อาศัยอยู่ทันที
ในกรณีนี้คือ column B เป็น เกณฑ์ ข้อมูลจึงเรียกว่า bow เป็นคำแรกตามด้วย act out

ทดลองใหม่

ต้องการ เรียงลำดับข้อมูล ตามค่าใน column A  ที่เป็นตัวเลข จากน้อย ไป มาก
* นำ active cell ไปอยู่ที่  C3 ซึ่งเป็น cell แรก บนสุด
* click Sort & Filter และ Sort Small to Largest  เพื่อเรียงลำดับข้อมูลตามค่าใน column A

* ข้อมูลก็จะเรียงลำดับโดยใช้ column C เป็น เกณฑ์ คำว่า "กระโดดขาเดียว" จึงถูกเรียงขึ้นเป็นอันดับแรก ตามด้วย กระต่ายป่า

เพิ่มเติม
* การ sort ตาม column นี้ active cell จะอยู่ cell ใด ๆ ใน column ที่ต้องการเรียงก็ได้
เช่่น
ต้องการเรียงตาม column A
active cell สามารถอยู่ cell ใด ๆ ก็ได้ ระหว่าง A3 ถึง A17
ไม่จำเป็น ต้องอยู่ที่ cell แรก บนสุด ครับ

ง่ายจริง ๆ การ เรียงลำดับ

หมายเหตุ ใช้กับตารางที่ไม่มีแถวหัวเรื่อง (Heading role) ครับ